کار با داوطلبان

Posted by: Stephen Hutchison
Queensland Council of Social Service

اکثر گروه‌های اجتماعی بدون فعالیت داوطلبان هرگز نمی توانند وجود داشته باشند. غالبا فعالیتهای روزانه سازمان و تامین اعتبار آن کاملا یا تا حدی به داوطلبان بستگی دارد. در سازمانهای غیرانتفاعی، این افراد شامل اعضای داوطلب هیات مدیره می‌شوند که برای پذیرش نقش خود هیچ پولی دریافت نمی‌کنند.

یافتن بهترین داوطلبان برای سازمان شما و حصول اطمینان از اینکه از داوطلبان خود در جهت انجام فعالیتهایشان حمایت می‌کنید هم به نفع سازمان شما و هم به نفع داوطلبان خواهد بود.

پیش از اینکه سازمان شما کار با داوطلبان را آغاز کند، باید درباره موارد زیر تصمیم‌گیری نمایید:

  • فعالیتهایی که مناسب خواهند بود،
  • افرادیکه در انجام فعالیتها به داوطلبان کمک می‌کنند و،
  • منابع و وسایل مورد نیاز مانند میز کار، تلفن یا کامپیوتر.

همچنین باید در نظر بگیرید که آیا می‌توانید هزینه رفت و آمد را بازپرداخت کنید یا خیر و اینکه آیا تحت پوشش بیمه مناسب هستید یا خیر، از جمله بیمه تصادفات شخصی داوطلبان و/ یا بیمه مسئولیت عمومی.

برخی از داوطلبان مستقیما به یک سازمان خاص مراجعه می‌کنند زیرا می‌دانند که چه می‌کنید و به چه موضوعاتی علاقه دارید. شما همچنین می‌توانید تصمیم بگیرید که برای یافتن فردی با مهارتهای مشخص آگهی بدهید. مکانهای زیادی وجود دارد که می‌توانید در آن به صورت رایگان آگهی بدهید، مانند خبرنامه‌هایی که توسط سازمان شما یا گروه دیگر یا در اینترنت منتشر می‌شوند.

انتخاب داوطلب

بسیار اهمیت دارد که داوطلبان شما به خوبی با کاری که سازمان شما انجام می‌دهد و کار خاصی که خودشان در سازمان انجام می‌دهند هماهنگی داشته باشند. این مورد برای سازمان شما بسیار مهم است زیرا داوطلبان با کارکنان حقوق‌بگیر کار می‌کنند تا خدماتی را به مشتریان و/ یا جامعه اقلیت ارائه دهند. این موضوع برای داوطلبان نیز اهمیت دارد زیرا اگر نتوانند از مهارتهای خود استفاده کنند یا چیز جدیدی یاد بگیرند فورا سازمان را ترک خواهند کرد.

برای حصول اطمینان از اینکه متقاضیان به درستی متوجه انتظارات شما شده‌اند، بهتر است درباره سازمان خود، فعالیتی که ممکن است در آن انجام دهند، و هرگونه صلاحیت مورد نیاز و همچنین مواردی که می‌توانید در اختیارشان بگذارید، به آنها اطلاعات بدهید. بسیاری از سازمانها شرحی از پستهای شغلی ارائه می‌دهند تا اطمینان حاصل کنند که این نقش به درستی تعریف شده است.

برای حصول اطمینان از اینکه سازمان شما متقاضیانی را انتخاب می‌کند که می‌توانند نیازهای شما را برآورده کنند، می‌توانید یک فرم درخواست درست کنید که سوالاتی درباره تجربیات گذشته و اطلاعات مرتبط دیگر مطرح نماید. همچنین می‌توانید از متقاضیان بخواهید تا معرف‌های شخصی و/ یا معرف‌هایی از شغل قبلی خود را معرفی کنند تا شما بتوانید با آنها تماس بگیرید و درستی این اطلاعات را تایید نمایید.

پس از اینکه فرم درخواست را تکمیل نمودند، می‌توانید برخی از متقاضیان را برای انجام مصاحبه انتخاب کنید که در اینصورت می‌توانید درباره اطلاعات ارائه شده با جزئیات بیشتری گفتگو نمایید. پیش از پذیرفتن یک متقاضی به عنوان یک داوطلب، بهتر است که با معرف‌های آنها صحبت کنید. اگر تصمیم بگیرید که فردی برای داوطلبی مناسب نیست، باید از آنها به خاطر درخواستشان تشکر کنید و به صورت کتبی به آنها بگویید که این بار به چه علتی پذیرفته نشدند.

الزامات خاصی در مقررات شما و قانون ثبت انجمن ها وجود دارد که باید به هنگام انتخاب کردن اعضای هیات مدیره از آنها پیروی نمایید.

آموزش داوطلبان

پیش از اینکه یک داوطلب کار خود را آغاز کند، باید اطمینان حاصل نمایید که آنها احساس راحتی می‌کنند و به آنها کمک کنید تا اطلاعات و درک صحیحی از مجموعه سازمان بدست آورند. این روند را آموزش توجیهی orientation می گویند و می‌تواند شامل مواردی باشد چون: آشنا کردن داوطلب با سایر کارکنان، معرفی کردن فردی که قرار است با وی کار کند، نشان دادن محیط اداره به داوطلبان، و ارائه اطلاعات بیشتر درباره سازمان و نقش آنها.

در چند هفته اول پس از شروع به کار داوطلب جدید، یک یا دو نفر از کارکنان می‌توانند به وی کمک کنند تا مهارتهایی که برای انجام کار به آنها نیاز دارد را تقویت کند. با توجه به نقش خود، داوطلب جدید احتمالا نیاز دارد تا به صورت نزدیک و تنگاتنگ با فردی همکاری کند تا زمانیکه اعتماد به نفس کافی را درباره آنچه انجام می‌دهد بدست آورد. سیاستها و راهکارهای کتبی نیز مفید خواهند بود، مخصوصا برای بعد، هنگامیکه به تنهایی کارمی‌کنند.

حمایت از داوطلبان

وقتی داوطلبان در انجام فعالیتهای خود احساس راحتی کردند، باز هم راه‌هایی وجود دارند که می‌توانید از طریق آن به حمایت از آنان ادامه دهید تا بدانند که ارزش تلاشهای آنها برای شما مشخص است. یافتن داوطلبان مناسب می‌تواند زمان زیادی به طول بیانجامد بنابراین احتمالا مایل هستید که آنها را به ماندن تشویق نمایید.

در صورت امکان، شاید مایل باشید از آنها در جلسات کارکنان دعوت به عمل بیاورید، هنگام برنامه‌ریزی پروژه‌هایی که در آنها مشارکت خواهند داشت پیشنهاداتشان را بشنوید و نظراتشان را جویا شوید. در صورت امکان، شاید مایل باشید از طریق برنامه‌های کار‌آموزی یا فعالیت در پستهای دیگری که علاقه بیشتری به آن دارند یا آن را چالش برانگیز‌تر می‌دانند فرصتی برای کسب مهارتهای جدید در اختیار آنها قرار دهید.

بسیاری از سازمانها نیز با پاداش دادن به روشهای دیگر به داوطلبان نشان می‌دهند که ارزش کار آنها را می‌دانند. این می‌تواند به سادگی یک تشکر از فعالیتهایشان، یا خریدن قهوه برای آنها یا ارائه یک نامه یا گواهی‌نامه قدردانی باشد.

اگر داوطلب شما تصمیم بگیرد تا در جای دیگری برای شغلی درخواست کند که در قبال آن مزد دریافت خواهد کرد، شما نیز می‌توانید از طریق ارائه معرفی‌نامه یا قبول کردن نقش معرف آنها، حمایت خود را نشان دهید.

اطلاعات بیشتر