درخواست اعتبار

Posted by: Stephen Hutchison
Queensland Council of Social Service

بسیاری از سازمانهای غیرانتفاعی، مخصوصا سازمانهای جدید با بودجه بسیار کمی فعالیت می‌کنند و کارکنان حقوق‌بگیر ندارند و اگر هم دارند تعداد آنان اندک است. سازمان شما ممکن است از حق عضویت، مبالغ اهدایی یا سایر روشهای جلب اعتبار، درآمد بدست آورد. با این حال، برای ادامه ارائه خدمات و/ یا برای گسترش فعالیتها، اکثر سازمانها از سایر سازمانها اعتبار درخواست می‌کنند.

چه کسی اعتبار ارائه می‌دهد؟‌

تامین اعتبار یا عطایا توسط نهادهای زیر صورت می‌گیرد:

  • سازمانها یا نهاد های دولت فدرال
  • سازمانها یا نهادهای دولت ایالتی
  • دولت محلی
  • صاحبان کسب
  • سازمانهای بشردوستانه

برای یافتن کمک‌هزینه‌ای که ممکن است برای شما مناسب باشد، می‌توانید موضوع را با نهادهای دولتی که با آنها سر و کار دارید در میان بگذارید، از نهادها یا سازمانهای دیگری که فعالیت مشابه دارند سوال و بررسی کنید که آیا دولت محلی شما عطایای grants مخصوص گروه های اجتماعی ارائه می دهد یا خیر، از عضو مجلس ایالتی یا فدرال درباره عطایای دولتی سوال کنید و روزنامه‌ها را برای یافتن آگهی‌ها بررسی کنید.

انواع متعددی اعتبار وجود دارد اما سازمان شما فقط قادر خواهد بود برای آن نوع اعتبار هایی درخواست ارائه دهد که هدف و علاقه‌ای مشابه با شما دارند. اگر درخواست خود را به دولت یا سازمانهای بشردوستانه ارائه می‌دهید، معمولا خط ‌مشی‌های مخصوص تامین اعتبار وجود دارد که هدف تامین اعتبار را شرح می‌دهد و اطلاعاتی درباره سازمانهای واجد شرایط درخواست و نوع عطایا عطایای قابل استفاده برای تامین اعتبار در اختیار شما قرار خواهد داد.

خط مشی‌های تامین اعتبار همچنین شامل تاریخ‌های مهمی است مانند تاریخی که درخواست باید طی آن دریافت شود، زمانیکه پروژه می‌تواند آغاز شود و/ یا پایان پذیرد و زمانیکه به شما گفته خواهد شد که درخواست شما موفقیت‌آمیز بوده است یا خیر. اکثر خط مشی‌های تامین اعتبار از شما می خواهند یک درخواست یا بیان نامه بنویسید که فعالیت هایی که مایل به انجام آن هستید، چگونگی انجام آن و هرگونه اطلاعات ضروری دیگر را که خط مشی می طلبد– مانند بودجه – را شرح دهد.

برای اکثر عطایا، نوشتن بیان نامه ها به زمان زیاد علاوه بر کار روزانه سازمان نیاز دارد، و درخواست شما لزوما موفقیت‌آمیز نخواهد بود. پیش از درخواست برای تامین اعتبار، سازمان شما باید تصمیم بگیرد که آیا می‌تواند زمان کافی برای بیان نامه صرف کند یا خیر و اینکه در صورت موفقیت‌آمیز بودن بیان نامه، آیا منابع کافی برای تنظیم گزارش برای نهاد تامین اعتبارو تامین الزامات آن را دارد یا خیر.

اکثر نهاد های تامین اعتبار گزارشهای منظمی می‌خواهند که شامل جزئیات درباره نحوه خرج شدن پول باشد و امکان دارد ضروری باشد که این گزارشها به شکل خاصی تنظیم شوند. امکان دارد ملزم باشید سیاست‌گذاری‌ها و رویه های کاری را بر اساس آنچه که نهادهای تامین اعتبار می خواهند تدوین کنید و هدف از آنها حصول اطمینان از این موضوع باشد که سازمان شما به بهترین روش معمول به ارائۀ خدمت مشغول است. همه این الزامات بر شیوۀ برنامه‌ریزی و ادارۀ سازمان شما تاثیرگذار خواهد بود.

نوشتن یک بیان نامه

اگر تصمیم بگیرید که برای دریافت اعتبار بیان نامه ارائه دهید و یک یا چند برنامه تامین اعتبار یافته‌اید که ممکن است با سازمان شما و نیازهای آن متناسب باشد، در اینصورت باید بیان نامه ای بنویسید. علاوه بر خط مشی‌های تامین اعتبار، بسیاری از هیئتهای تامین اعتبار فرم تقاضای مخصوص به خود را دارند که آن را برای تکمیل کردن به شما خواهند داد. اگر برای دریافت مبلغ اندکی پول درخواست می کنید تا برای مثال تجهیزاتی بخرید¬، در اینصورت باید یک فرم درخواست کوتاه را تکمیل نمایید. برای پروژه‌های بزرگتر یا برنامه‌ای از فعالیت‌ها شما باید جزئیات بیشتری و از جمله یک بخش / یا همه اطلاعات زیر را ذکر کنید.

شرح پروژه و علت نیاز سازمان شما به دریافت اعتبار

امکان دارد مایل باشید تحقیقاتی را انجام دهید که سازمان شما یا سایر سازمانها پیش از این انجام داده باشند و آمار و اطلاعات دیگری ارائه دهید که نشان‌دهنده نیاز جامعه شما باشد. اگر سازمان شما پیش از این فعالیت مشابهی داشته است، می‌توانید اطلاعاتی درباره چگونگی استفاده از این فعالیتها و تکیه کردن بر آنها بدست آورید. بهتر است نامه‌های حمایت از سوی سایر سازمانها یا جامعه ای که از پروژه شما سود می‌برد را ذکر کنید.

همچنین هیئت تامین اعتبار مایل است بداند که آیا شما اعتبار دیگری دریافت کرده‌اید یا خیر و اینکه آیا طبق همه الزامات عمل نموده‌اید یا خیر. اگر در گذشته هیچگونه اعتباری دریافت نکرده‌اید، این موضوع می‌تواند به درخواست شما کمک کند در صورتیکه بتوانید نشان دهید سازمان شما از مدیریت خوبی برخوردار است و در قبال مشتریان، کارکنان و جامعه پاسخگو است. همچنین ممکن است از شما خواسته شود تا گزارشی سالانه، صورت‌های مالی و شایستگی های کارمندان خود را ارائه دهید.

موفقیتهایی که برای پروژه بدست می‌آید و چگونگی به پایان رساندن آنها توسط سازمان شما

شما باید جزئیات مربوط به اهداف خود از این پروژه و همچنین جزئیات مربوط به نحوه مطلع شدن شما از موفق شدن یا نشدن درخواست را ارائه دهید. بدین معنا که باید به فکر راههایی باشید که به وسیله آنها بتوانید پیشرفتهای ایجاد شده در طول پروژه و بعد از آن را ارزیابی نمایید. اگر قصد انجام فعالیتهایی را دارید، باید جزئیاتی درباره آنها، افراد علاقمند به شرکت و چگونگی اجرای آنها توسط سازمانتان را ارائه دهید. اکثر هیئتهای تامین اعتبار بودجه ‌بندی دقیق برای برنامه یا پروژه شما را نیز می‌خواهند.

امکان دارد مایل باشید پیش از تکمیل فرم بیان نامه با فرد مسئول ارتباطات هیئت تامین اعتبار صحبت کنید تا اطمینان حاصل نمایید که همه اطلاعات ضروری را ارائه کرده‌‌اید.

تصمیم‌گیری درباره تامین اعتبار

اکثر برنامه‌های تامین اعتبار بسیار رقابتی هستند بدین معنا که سازمانهای بسیار زیاد دیگری وجود دارند که در آن واحد برای دریافت اعتبار درخواست می‌کنند. گاهی ممکن است ملزم باشید چندین هفته یا حتی چند ماه صبر کنید تا بدانید که آیا درخواست شما موفقیت‌آمیز بوده است یا خیر.

اگر سازمان شما اعتبار دریافت می‌کند، معمولا از شما خواسته خواهد شد تا توافقنامه‌ای را امضا کنید که شرح خواهد داد چه الزامات خاصی را باید رعایت کنید. این یک سند حقوقی است بنابراین اگر سازمان شما نتواند طبق این الزامات عمل کند، امکان دارد مجبور باشد تا همه اعتبار را بازپرداخت نماید و پس از آن قادر به بیان نامه برای اعتبار دیگری نباشد. پیش از امضای توافقنامه، امکان دارد مایل باشید از یک مشاور حقوقی مشاوره دریافت نمایید.

اطلاعات بیشتر: