نگهداری سوابق

Posted by: Stephen Hutchison
Queensland Council of Social Service

به عنوان یک انجمن ثبت شده باید سوابق خاصی را نگهداری کنید تا به تعهدات خود طبق قانون انجمن های ثبت شده ثبت انجمن ها عمل کرده باشید. سوابق الزامی طبق سایر قوانین ذیربط و/ یا توافقنامه‌هایی که با هیاتهای تامین اعتبار دارید- در صورتیکه عطایائی دریافت می‌کنید- را نیز باید نگهداری کنید.

برای عمل به تعهدات خود در زمینه ارائه گزارش به سازمان، هیئتهای تامین بودجه، مراجعین ، دولت و اجتماع ، این سوابق نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند. همچنین ممکن است سوابق دیگری نیز وجود داشته باشد که خودتان مایل باشید نگهداری کنید تا اطمینان حاصل نمایید که سازمان شما به بهترین شکل ممکن اداره شود.

برای حصول اطمینان از اینکه سوابق خود را به درستی نگهداری می‌کنید، باید موارد زیر را بدانید:

  • چه اطلاعات مورد نیاز است،
  • چه کسی مسئول جمع‌‌آوری اطلاعات است،
  • چه روشهای برای جمع‌‌آوری اطلاعات مورد استفاده است،
  • چه محلی این اطلاعات نگهداری می شود،
  • چه مدت این اطلاعات بایستی نگهداری شود،
  • به چه منظور از ین اطلاعات استفاده شود.

سازمان شما همچنین باید اطمینان حاصل نماید که هرگونه اطلاعات شخصی جمع‌‌آوری، نگهداری و استفاده می‌شود با مراعات الزامات مقررات حفظ حریم خصوصی باشد. بدین معنا که تنها اطلاعات ضروری باید جمع‌آوری شوند و این اطلاعات باید با در محل امنی (قفل دار) نگهداری شوند و در اختیار هیچکس قرار نگیرند مگر اینکه نیاز به ارائه آنها باشد.

سوابق مالی، صورت‌جلسه ها و دفترهای ثبت‌

سوابق مالی می‌تواند شامل طیفی از اقلامی از قبیل صورتحساب‌ها، رسیدها و اسناد کاری باشد که چگونگی گزارشات مالی شما را شرح می‌دهد. همه انجمنها ملزم هستند این موارد را داشته باشند: یک دفتر نقدی که نشان‌دهنده مبالغ پرداختی و دریافتی باشد، دفترچه رسید، اظهارنامه‌های بانکی، دفتر تنخواه گردان petty cash book و دفتر ثبت دارایی. طبق قانون ، با توجه به گستردگی انجمن شما، امکان دارد ملزم باشید یک دفتر حساب کل و یک دفتر روزانه نیز داشته باشید.

هیات مدیره مسئول است اطمینان حاصل کند که سوابق مالی به درستی نگهداری شوند. همه سوابق مالی باید کامل، دقیق و به زبان انگلیسی باشند. شما باید یک سیستم مدیریت ایجاد کنید که با الزامات سازمان شما، هرگونه الزامات طبق قانون یا مقررات شما هماهنگی داشته باشد، و به راحتی توسط شما یا هر فرد مجاز دیگر مانند یک حسابرس قابل درک باشد.

انجمن شما همچنین باید هرگونه سابقه مالی که طبق سایر قوانین ذیربط ایالتی و فدرال الزامی است را نیز نگهداری کند. با توجه به سازمان شما این سوابق می‌تواند از این قبیل باشد: سوابق مربوط به مالیات بر درآمد، مالیات سودهای سرمایه‌گذاری، مالیات مزایا و مالیات کالا و خدمات GST.

به عنوان یک انجمن ثبت شده، شما باید سوابق کتبی یا صورت جلسه‌های جلسات هیات مدیره و جلسات عمومی را در یک دفتر یا پوشه‌ای خاص نگهداری کنید. اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading می‌تواند درخواست کند که نسخه‌ای از سوابق شما را مشاهده کند و اگر آنها به زبان انگلیسی نباشند، انجمن باید ترجمۀ رسمی آنها را ارائه دهد.

هیات مدیره مسئول نگهداری دفتر ثبت اسامی اعضاء انجمن است. این دفتر ثبت یا فهرست اسامی باید شامل نام عضو، آدرس، تاریخ عضویت، تاریخ پایان عضویت و سایر جزئیاتی باشد که در مدل مقررات ذکر شده است یا اساسنامۀ انجمن درباره آن تصمیم‌گیری نموده است.

شما باید قوانین مرتبط را بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا سوابق را باید در مکان خاصی نگهداری کنید یا خیر، و اینکه برای چه مدت باید آنها را نگه دارید و چگونه باید از آنها استفاده شود.

سوابق کارمندان، هیات مدیره و داوطلبان

همه سازمانها باید سوابق کارمندان، هیات مدیره و داوطلبان خود را نگهداری کنند. این اطلاعات عبارتند از نقشها و مسئولیتهای آنها. هم برای کارکنان حقوق‌بگیر و هم برای کارکنان بدون حقوق باید شرح پست شغلی ارائه شود. سوابق کارکنان حقوق‌بگیر باید شامل قرارداد آنها با سازمان نیز بشود که نشان‌دهنده شرایط، دستمزد و سایر مزایا است.

سوابق هیات مدیره از اهمیت خاصی برخوردارند تا نشان دهند که سازمان شما طبق قانون و مقررات خود به تعهداتش عمل کرده است. سوابق دقیق پرسنل بسیار اهمیت دارند تا تضمین کنند که سازمان شما طبق قوانین مقرری کارکنان را پرداخت می‌کند. سوابق دقیق کارمندان هم بسیار اهمیت دارد تا اطمینان حاصل شود که هر کس که برای سازمان کار می‌کند، حقوق‌بگیر و بدون حقوق، نقش خود را به خوبی بشناسد.

سوابق مراجعین

اطلاعات مربوط به مراجعین به سازمان کمک می‌کند تا خدماتی که ارائه می‌دهد را ارزیابی نموده و برای آنها برنامه‌ریزی نماید. اگر سازمان شما بودجه دریافت می‌کند، هیئت تامین اعتبار معمولا به اطلاعات مراجعین نیاز دارد که به آنها کمک ‌کند بر این خدمات نظارت نموده و آنها را مورد ارزیابی قرار دهند.

سازمان شما باید مشخص کند که چه اطلاعاتی را باید جمع‌آوری نماید تا به الزامات خود و روالهای صحیح جهت جمع‌آوری، نگهداری و استفاده از این اطلاعات عمل نماید. با توجه به خدماتی که سازمان شما ارائه می‌دهد امکان دارد تنها ضروری باشد که اطلاعات آماری ساده را جمع‌آوری نمایید مانند جنسیت یا سابقه قومی. امکان دارد سایر سازمانها به جزئیاتی مانند نام و آدرس نیاز داشته باشند در حالیکه سایرین ممکن است به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشند.

اطلاعات

بیشتر: