آشنایی با موارد مربوط به هیات مدیره

مسئولیتهای هیات مدیره چیست؟

به عنوان عضو هیات مدیره شما قانونا مسئول امور سازمان خواهید بود. با اینکه ممکن است هنگام بروز مشکل از حمایت قانونی بیشتری نسبت به سایر اعضای یک انجمن به ثبت نرسیده برخوردار باشید، اما این مورد فقط وقتی صادق است که شما مسئولیتهای خود را به درستی انجام دهید.

به عنوان عضو هیات مدیره برخی از مواردی که مسئولیت آن را به عهده دارید عبارتند از حصول اطمینان از اینکه اهداف، مقاصد و مقررات سازمان به درستی مراعات شده، اینکه سازمان از هرگونه قانونی به درستی پیروی کرده، به تعهدات خود طبق قراردادهائی که دارد عمل نموده، سوابق مالی را به دقت نگهداری و می‌تواند بدهی‌های خود را بپردازد. بدین معنا که هر فردی که به عضویت هیات مدیره انتخاب می شود باید مهارت انجام تمامی این مسئولیتها را داشته باشد یا آنها را فرابگیرد.

شما باید اطمینان حاصل کنید که با صداقت تمام و به نفع انجمن انجام وظیفه می‌کنید و در ایفای نقش خود با دقت، مهارت و پشتکار تمام عمل می‌کنید. بسیار اهمیت دارد از اطلاعاتی که طی ایفای نقش خود بدست می‌آورید برای نفع شخصی خود یا فرد دیگری استفاده نکنید.

در صورتیکه تضادی بین منافع شخصی شما و منافع سازمان ایجاد شود شما باید با رعایت اصول اخلاقی اقدام کنید. برای مثال، کارمندان حقوق‌بگیر سازمان می‌توانند عضو هیات مدیره باشند اما قادر نخواهند بود در قراردادهای استخدام که بر شرایط آنها تاثیرگذار است رای دهند یا در مواقعی که در نظر گرفته شده بود حضور یابند.

قانون قانون ثبت انجمن ها جزئیات مربوط به برخی از این مسئولیت ها را ارائه می‌دهد. بسیار اهمیت دارد که اعضای کمیته از مسئولیت های خود طبق این قانون و سایر تعهدات حقوقی طبق سایر قوانین مربوط به انجمن شما آگاهی کامل داشته باشند. امکان دارد مایل باشید از طریق یک مشاور حقوقی یا اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading اطلاعات بیشتری بدست آورید.

نقش های هیات مدیره چیست؟

هیات مدیره مجموعا مسئولیت های حقوقی مهمی در سازمان دارد اما اعضای هیات مدیره نیز به صورت مجزا مسئولیت های خاصی دارند. برخی از این مسئولیتها نیاز به کار زیادی دارند بنابراین امکان دارد کمیته تصمیم بگیرد که عضو دیگری را به عنوان کمک، مانند معاون تعیین نماید.

رئیس

رئیس اطمینان حاصل می‌کند که هیات مدیره توانایی رهبری سازمان را دارد. رئیس اطمینان حاصل می‌کند که جلسات هیات مدیره برگزار می‌شوند و طبق قانون ریاست این جلسات را به عهده می‌گیرد. همچنین در جلسات هیات مدیره، در صورتیکه آراء مساوی شوند رئیس مسئول تصمیم‌گیری خواهد بود و همچنین وی باید گزارشهای ماهانه و سالانه را تنظیم و ارائه دهد.

اگر سازمان دارای کارمندان حقوق‌بگیر باشد، رئیس باید قادر باشد به خوبی با همه اعضای کادر کارکنان همکاری کند، مخصوصا مدیر. به عنوان نماینده سازمان، رئیس معمولا نامه‌های رسمی و قراردادها را امضاء می‌کند و گاهی به عنوان سخنگوی سازمان عمل می‌کند.

منشی

طبق قانون ، منشی از نظر حقوقی مسئول نگهداری سوابق غیر مالی انجمن است. اگر منشی این مسئولیتها را طبق قانون به درستی انجام ندهد، مرتکب تخلف شده است.

مسئولیت های منشی عبارتند از مطلع ساختن اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading از هرگونه تغییر در متصدیان امور اداری هیات مدیره، اساسنامۀ انجمن یا آدرس آن و همچنین تنظیم صورت‌های مالی انجمن.

منشی باید دستور جلسه‌ها، گزارشات و صورت‌جلسه‌ها را برای هیات مدیره آماده و ارسال کند و نسخه‌ای از آنها را نگهداری نماید. نامه‌ها از سوی هیات مدیره به عهده منشی است و ممکن است اعضاء هیئت مدیره مسئول نگهداری فهرست صحیح اسامی اعضاء سازمان نیز باشند.

منشی می تواند از سایر اعضای کمیته بخواهد تا وی را در امر انجام این وظایف یاری دهند اما باز هم باید اطمینان حاصل نماید که آنها این کار را به درستی انجام ‌دهند.

خزانه‌دار

همه اعضاء هیات مدیره مسئول اداره امور مالی انجمن هستند اما از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا گزارش های مالی منظمی را به هیات مدیره ارائه دهد و اطمینان حاصل نماید که سوابق مالی دقیق هستند.

از خزانه‌دار انتظار می‌رود اطمینان حاصل نماید که طبق قوانین انجمن برای همه مبالغ دریافت شده توسط انجمن رسید وجود داشته باشد، پول فورا به حساب بانکی واریز، حسابها پرداخت شده‌ و چکها امضاء شده باشند. اگر انجمن کارمندان حقوق‌بگیر داشته باشد، آنها می‌توانند بخشی از این وظایف را انجام دهند اما از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا اطمینان حاصل نماید که همه این موارد به درستی انجام ‌شوند.

همچنین از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا در صورت وجود الزام قانونی گزارش خزانه‌دار، گزارش حسابرس و صورت‌های مالی حسابرسی شده مالی را در جلسه مجمع عمومی سالیانه ارائه دهد.

سایر اعضای هیات مدیره

اگر هیات مدیره شما اعضای دیگری داشته باشد، آنها نیز مسئولیتهای قانونی مشترکی با مجموعه هیئت مدیره را خواهند داشت. به عنوان بخشی از هیات مدیره، این اعضاء مسئول امور سازمان هستند اما امکان دارد ملزم به کمک به یکی دیگر از متصدیان امور اداری یا انجام سایر وظایف باشند، مانند نوشتن گزارش یا تقاضای کمک هزینه.

سازمان شما همچنین ممکن است تصمیم بگیرد که کمیته‌ها یا گرو‌ه‌های کاری دیگری تشکیل دهد تا به هیات مدیره کمک کنند، که در چنین صورتی نیازی به انتخابات نخواهند داشت.

اطلاعات بیشتر:

• اطلاعات Office of Fair Trading (اداره کسب منصفانه) درباره کمیته‌های مدیریت (هیئت های مدیره) و پاسخگویی
• لطفا اطلاعات دیگر را در Office of Fair Trading (اداره کسب منصفانه) چک کنید تا مطئمن شوید که هنوز مصداق دارد:
  • Queensland Univerity of Technology (دانشگاه صنعتی کویینزلند) اطلاعاتی درباره کمیته‌های مدیریت دارد
  • Community Door (دروازۀ اجتماع) اطلاعاتی درباره نقشها و انتخابات کمیته مدیریت (هیئت مدیره) دارد
  • برگه‌های کمک (اطلاعاتی) Our Community جامعه ما درباره کمیته مدیریت یا هیاتهای مدیره