به عنوان بخشی از شرکت، اعضای سازمان شما باید یک کمیته یا هیات مدیره تعیین نمایند تا از جانب آنها اقدام کند. اکثر هیات های مدیره دارای یک رئیس، منشی و خزانه‌دار هستند. افرادیکه به این مقام ها منصوب می شوند متصدیان امور اداری یا مسئولین اداری هستند در حالیکه سایر اعضای هیات مدیره اعضای "معمولی" هستند.

در سازمان های غیرانتفاعی، اعضای هیات مدیره پولی دریافت نمی‌کنند. اگر عضو هیات مدیره هستید در روند برنامه‌ریزی، مدیریت و تصمیم‌گیری سازمان شرکت خواهید داشت.

مسئولیتهای هیات مدیره چیست؟

به عنوان عضو هیات مدیره شما قانونا مسئول امور سازمان خواهید بود. با اینکه ممکن است هنگام بروز مشکل از حمایت قانونی بیشتری نسبت به سایر اعضای یک انجمن به ثبت نرسیده برخوردار باشید، اما این مورد فقط وقتی صادق است که شما مسئولیتهای خود را به درستی انجام دهید.

به عنوان عضو هیات مدیره برخی از مواردی که مسئولیت آن را به عهده دارید عبارتند از حصول اطمینان از اینکه اهداف، مقاصد و مقررات سازمان به درستی مراعات شده، اینکه سازمان از هرگونه قانونی به درستی پیروی کرده، به تعهدات خود طبق قراردادهائی که دارد عمل نموده، سوابق مالی را به دقت نگهداری و می‌تواند بدهی‌های خود را بپردازد. بدین معنا که هر فردی که به عضویت هیات مدیره انتخاب می شود باید مهارت انجام تمامی این مسئولیتها را داشته باشد یا آنها را فرابگیرد.

شما باید اطمینان حاصل کنید که با صداقت تمام و به نفع انجمن انجام وظیفه می‌کنید و در ایفای نقش خود با دقت، مهارت و پشتکار تمام عمل می‌کنید. بسیار اهمیت دارد از اطلاعاتی که طی ایفای نقش خود بدست می‌آورید برای نفع شخصی خود یا فرد دیگری استفاده نکنید.

در صورتیکه تضادی بین منافع شخصی شما و منافع سازمان ایجاد شود شما باید با رعایت اصول اخلاقی اقدام کنید. برای مثال، کارمندان حقوق‌بگیر سازمان می‌توانند عضو هیات مدیره باشند اما قادر نخواهند بود در قراردادهای استخدام که بر شرایط آنها تاثیرگذار است رای دهند یا در مواقعی که در نظر گرفته شده بود حضور یابند.

قانون قانون ثبت انجمن ها جزئیات مربوط به برخی از این مسئولیت ها را ارائه می‌دهد. بسیار اهمیت دارد که اعضای کمیته از مسئولیت های خود طبق این قانون و سایر تعهدات حقوقی طبق سایر قوانین مربوط به انجمن شما آگاهی کامل داشته باشند. امکان دارد مایل باشید از طریق یک مشاور حقوقی یا اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading اطلاعات بیشتری بدست آورید.

نقش های هیات مدیره چیست؟

هیات مدیره مجموعا مسئولیت های حقوقی مهمی در سازمان دارد اما اعضای هیات مدیره نیز به صورت مجزا مسئولیت های خاصی دارند. برخی از این مسئولیتها نیاز به کار زیادی دارند بنابراین امکان دارد کمیته تصمیم بگیرد که عضو دیگری را به عنوان کمک، مانند معاون تعیین نماید.

رئیس

رئیس اطمینان حاصل می‌کند که هیات مدیره توانایی رهبری سازمان را دارد. رئیس اطمینان حاصل می‌کند که جلسات هیات مدیره برگزار می‌شوند و طبق قانون ریاست این جلسات را به عهده می‌گیرد. همچنین در جلسات هیات مدیره، در صورتیکه آراء مساوی شوند رئیس مسئول تصمیم‌گیری خواهد بود و همچنین وی باید گزارشهای ماهانه و سالانه را تنظیم و ارائه دهد.

اگر سازمان دارای کارمندان حقوق‌بگیر باشد، رئیس باید قادر باشد به خوبی با همه اعضای کادر کارکنان همکاری کند، مخصوصا مدیر. به عنوان نماینده سازمان، رئیس معمولا نامه‌های رسمی و قراردادها را امضاء می‌کند و گاهی به عنوان سخنگوی سازمان عمل می‌کند.

منشی

طبق قانون ، منشی از نظر حقوقی مسئول نگهداری سوابق غیر مالی انجمن است. اگر منشی این مسئولیتها را طبق قانون به درستی انجام ندهد، مرتکب تخلف شده است.

مسئولیت های منشی عبارتند از مطلع ساختن اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading از هرگونه تغییر در متصدیان امور اداری هیات مدیره، اساسنامۀ انجمن یا آدرس آن و همچنین تنظیم صورت‌های مالی انجمن.

منشی باید دستور جلسه‌ها، گزارشات و صورت‌جلسه‌ها را برای هیات مدیره آماده و ارسال کند و نسخه‌ای از آنها را نگهداری نماید. نامه‌ها از سوی هیات مدیره به عهده منشی است و ممکن است اعضاء هیئت مدیره مسئول نگهداری فهرست صحیح اسامی اعضاء سازمان نیز باشند.

منشی می تواند از سایر اعضای کمیته بخواهد تا وی را در امر انجام این وظایف یاری دهند اما باز هم باید اطمینان حاصل نماید که آنها این کار را به درستی انجام ‌دهند.

خزانه‌دار

همه اعضاء هیات مدیره مسئول اداره امور مالی انجمن هستند اما از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا گزارش های مالی منظمی را به هیات مدیره ارائه دهد و اطمینان حاصل نماید که سوابق مالی دقیق هستند.

از خزانه‌دار انتظار می‌رود اطمینان حاصل نماید که طبق قوانین انجمن برای همه مبالغ دریافت شده توسط انجمن رسید وجود داشته باشد، پول فورا به حساب بانکی واریز، حسابها پرداخت شده‌ و چکها امضاء شده باشند. اگر انجمن کارمندان حقوق‌بگیر داشته باشد، آنها می‌توانند بخشی از این وظایف را انجام دهند اما از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا اطمینان حاصل نماید که همه این موارد به درستی انجام ‌شوند.

همچنین از خزانه‌دار انتظار می‌رود تا در صورت وجود الزام قانونی گزارش خزانه‌دار، گزارش حسابرس و صورت‌های مالی حسابرسی شده مالی را در جلسه مجمع عمومی سالیانه ارائه دهد.

سایر اعضای هیات مدیره

اگر هیات مدیره شما اعضای دیگری داشته باشد، آنها نیز مسئولیتهای قانونی مشترکی با مجموعه هیئت مدیره را خواهند داشت. به عنوان بخشی از هیات مدیره، این اعضاء مسئول امور سازمان هستند اما امکان دارد ملزم به کمک به یکی دیگر از متصدیان امور اداری یا انجام سایر وظایف باشند، مانند نوشتن گزارش یا تقاضای کمک هزینه.

سازمان شما همچنین ممکن است تصمیم بگیرد که کمیته‌ها یا گرو‌ه‌های کاری دیگری تشکیل دهد تا به هیات مدیره کمک کنند، که در چنین صورتی نیازی به انتخابات نخواهند داشت.

اطلاعات بیشتر:

Is there room for improvement on your Board? Learn to think like a strategist and join the thousands of CEOs, Board Directors and senior leaders who are creating big futures for their communities. The Conscious Governance Masterclass in Advanced Strategy, Risk and Governance has been in operation...
Not-for-profit Law regularly runs webinars on a variety of topics that affect community organisations. You can attend this training using your computer from wherever you may be located. Upcoming webinars Working with Volunteers - Emerging Issues: Wednesday 19 October This webinar will provide the...
Australia’s 600,000 charities and not-for-profits, from international aid groups right down to the local tennis club, have recently received a major boost, as Justice Connect’s Not-for-profit Law service launched the acclaimed Information Hub for a national audience. The Not-for-profit Law...
Handbooks
On Tuesday 12 May 2015, Minister for Communities, Women and Youth, Minister for Child Safety, Minister for Multicultural Affairs, the Honourable Shannon Fentiman MP, officially launched National Volunteer Week and Volunteering Queensland's Community Resource Handbooks . “Research shows that...
Social Traders Social Enterprise Masters banner
Presented by Social Traders, the SE Masters Conference 2015 provides a unique opportunity for people interested in, operating or supporting social enterprises to benefit from sessions with Australian social enterprise award winners and local and international guest speakers. Program features:...
Brisbane City Council recognises the importance of community and not-for-profit organisations having access to advice that will assist with the management of, and future sustainability of their assets. In 2013, Council established the Inclusive Brisbane Professional Advice Alliance to provide pro...
The Governance Institute of Australia is inviting individuals who are interested in pursuing postgraduate studies in governance to apply for the Chant Legacy scholarship program which is open until October 2014. The scholarships are available to applicants keen to pursue postgraduate governance...
Fair Trading Queensland Incorporated Associations website (Queensland Office of Fair Trading) provides information to support organisations incorporated under the Associations Incorporations Act 1981. This website also includes a simplified guide to Queensland's Associations Incorporation Act 1981...
In Queensland the Office of Fair Trading regulates Associations and non-profits. http://www.qld.gov.au/law/laws-regulated-industries-and-accountability/queensland-laws-and-regulations/associations-charities-and-non-for-profits
The Community Resource Handbooks were launched by Volunteering Queensland on 12 May 2015. They consolidate the knowledge gained through Volunteering Queensland's community leadership work with more than 2,000 community groups over the past fifteen years. The handbooks are aimed at small to medium...
The Sector Capacity team at QCOSS has worked with the costing methodology developed and kindly shared by the Endeavour Foundation to create an easy to use Unit Costing Tool. This tool supports organisations to understand their cost drivers, and allows them confidently plan and negotiate the level...
Information technology and online solutions can help your community organisation work better. ACOSS, Infoxchange and the Department of Communications have teamed up to bring you Digital Business Kits which give you the tools and information to do more online. Digital Business Kits are hosted on...
Many not-for-profit organisations are now developing income-generating activities to reduce the reliance on government and philanthropic funding, and others are establishing social enterprises to respond to client needs in a sustainable way. The development of business skills and systems is very...
The following resources have been translated to assist these communities in establishing a community organisation. Resources available in English العربية - Resources available in Arabic Thuɔŋjäŋ - Resources available in Dinka پښتو - Resources available in Pashto فارسی...
Changing your Legal Structure from an Incorporated Association in Queensland to a Company Limited by Guarentee
Queensland Associations Incorporation Act Queensland Associations Incorporation Regulations Queensland Co-operatives legislation Commonwealth Corporations Act Corporations (Aboriginal and Torres Strait Islander) Act 2006 (CATSI Act).
Industrial relations legislation in Queensland can be found on the Fair Work Commission's website . The main pieces of legislation are: Fair Work Act 2009 Fair Work Regulations 2009 Fair Work Commission Rules 2013
There are a range of legal structures which may be suitable for Queensland not-for-profit community groups. The four main options are: an incorporated association: Associations Incorporation Act 1981 (QLD) and Associations Incorporation Regulation 1999 (QLD) a company limited by guarantee:...
Author: 
Kylie Hogan, National Disability Services

The Community Services Industry is facing a myriad of reforms and challenges now and into the future. 

Challenges such as an ageing population, workforce shortages, sector-wide reforms, technological advances and economic uncertainty are making it more important than ever for...

What do you need to succeed?
Author: 
Shelley Dunlop, QCOSS

Community Door hosts a number of useful tools and resources that can assist you with service delivery. These are all free and available for anyone to download. A few of the most popular tools are highlighted here.

...

See videos from StudioQ related to this topic

Share or Print