د ريکارډ ساتنه

Posted by: Stephen Hutchison
Queensland Council of Social Service


د يو شرکتي سازمان په توګه تاسو له به د سازمانونو شرکت قانون (Associations Incorporation Act) لاندې خپل مسؤليتونه يشپړه کولو له پاره ځينې ريکارډونه ساتل وي. تاسو له به هر هغه ريکارډونه هم ساتل وي چې د نورو وړ لائحو او / يا د هغو تړونونو لاندې يې غوښتنه شويې وي چې تاسو د بسپنه ورکوونکو هييتونو سره کړي وي که چېرې مو عطيې تر لاسه کړې وي.

دغه ريکارډونه به ستاسو له پاره ضروري وي چې تنظيم، د بسپنې هييتونو، بيپاريانو (مشتریانو)، حکومت او ټولنې ته د راپور وړاندې کولو په اړه خپلې اړتياوې بشپړه کړئ. نور هم داسې ريکارډونه کېدلی شي چې يې تاسو د خپلو مقاصدو له پاره ساتل غواړئ چې خپل تنظيم تر ممکن حد پورې په ښه نه ښه توګه سره وچلوئ.

د دې پخلی کولو له پاره چې تاسو خپل ريکارډونه په وړ ډول سره ساتئ، تاسو له به ځان پوهول وي چې:

  • کومو معلوماتو ته اړتيا ده، ,
  • د معلوماتو راغونډولو په اړه څوک مسؤل دی، ,
  • د معلوماتو راغونډولو له پاره به کومه کړنلاره کارولی شي، ,
  • ريکارډونه به چېرته ساتل يا کېښودل وي،,
  • دغه ريکارډونه تر څومره مودې له پاره ساتل دي، او، ,
  • دغه ريکارډونه په څه ډول سره کارول دي.

تاسو تنظيم له به د دې پخلی هم کول وي چې هر ډول ځاني معلومات په داسې ډول سره راغونډ کړی شي، وساتلی شي او کار ورڅخه واخيستلی شي چې د ځاني معلوماتو په اړه د لائحې غوښتنې بشپړه کوي. د دې مطلب دا دی چې يوازې هغه معلومات راغونډول پکار دي چې ورته اړتيا وي او دغه معلومات پۀ خوندي توګه سره ساتل دي او هېچا ته هم نۀ دي ورکول ترڅو هغوی د دغو په اړه معلومات لرلو ته اړتيا و لري.

مالي ريکارډونه، د غونډو پرېکړې (منټس) او رجسټرونه

مالي ريکارډونو کښې يو شمېر توکي راتلی شي چې ځينې دا دي بيجکونه، رسيدونه او کار په اړه هغه لاسوندونه (دستاويزونه) چې ستاسو مالي راپورونو په اړه څرګندونې لري. ټول سازمانونه دې ته اړتيا لري چې د نغدو کتاب (کېش بک) کوم چې د پيسو ادا کړي شوي او اخيستلي شوي مقدارونه څرګندوي، د رسيد کتاب، د بانک څرګندليکونه، د ورځنۍ وړو مصارفو کتاب او د شتمنۍ رجسټر وساتي. ستاسو د تنظيم کچې پورې اړه لرلو سره، کېدی شي چې د قانون (ايکټ) لاندې تاسو يو لېجر او ژورنال ساتلو ته هم اړتيا ولرئ.

مدیره کومېټه دا مسؤليت په غاړه لري چې د مالي ريکارډونو په وړ توګه سره د ساتنې ډاډګیرنه یا پخلی وکړي. ټول مالي ريکارډونه پکار دي چې بشپړه، کره او په انګليسي کښې ليکلي شوي وي. تاسو له به يو داسې د مالي نظم نظام جوړول وي کوم چې ستاسو د تنظيم اړتياوې بشپړه کوي، د قانون (ايکټ) يا ستاسو قانون لاندې هر ډول غوښتنې بشپړه کړي، او تاسو يا بل هر اجازه لرونکی کس لکه محاسب (اډيټر) په څرګند ډول سره پرې پوهېدلی شي.

ستاسو سازمان له به هر هغه مالي ريکارډونه هم ساتل وي چې د نورو وړ ولايتي او فيدرالي لائحو لاندې پکار وي. ستاسو تنظيم پورې اړه لرلو سره کېدای شي چې په دې کښې هغه ريکارډونه شامل وي کوم چې د عاید یا انکم ټېکس، د سرمایې لاس ته راوړلو ګټو مالیه ېا کېپيټل ګېن ټېکس، زياتي ګټو او GST په اړه وي.

د يو شرکتي سازمان په توګه، تاسو له د کومېټې د غونډو او د ټوليزو (عمومي) غونډو ليکلي شوي ريکارډ يا منټس په يو ځانګړي کتاب يا فولډر کښې ساتل دي. د منصفانه تجارت دفتر (Office of Fair Trading) ستاسو د ريکارډونو د نقلونو کتلو لۀ پاره غوښتنه کولی شي او که چېرې هغه په انګليسي ژبه کښې نه وي، نو سازمان له به تصديق شويې ژباړې ورته وړاندې کول وي.

مدیره کومېټه په دې اړه هم مسؤل وي چې د سازمان د ټولو غړيو پۀ اړه يو رجسټر و ساتي. دغه رجسټر يا فهرست پکار دی چې د غړي نوم، ځايليک (پته)، نېټه چې هغوی غړيتوب تر لاسه کړی، نېټه چې هغوی غړيتوب له لاسه ورکړی او نور هغه تفصيلات ولري چې موډيل قوانينو کښې څرګند شوي دي يا د سازمان د پرېکړې په ترڅ کښې پکار وي.

تاسو ته به دا معلومولو له پاره وړ قوانين کتل وي چې آيا ريکارډونه په يو ځانګړي ځای کښې کېښودل دي، تر څومره مودې پورې ريکارډ ساتل دي او په څه ډول سره دغه ريکارډونو څخه کار اخيستل پکار دي.

د کارکوونکي، د مديره کومېټې او د رضاکار پۀ اړه ريکارډونه

ټولو تنظيمونو له پکار وي چې د خپلو کارکوونکو، د مدیره کومېټې او د رضاکارانو په اړه ريکارډونه وساتي. په دې معلومات کښې به د هغوی دندې او مسؤليتونه هم شامل وي. پکار دي چې د څوکۍ (پوزيشن) په اړه څرګندونه د تنخوا اخيستونکو او په وړيا توګه کارکوونکو له پاره شامله وي. د تنخوا اخيستونکو کارکوونکو په اړه ريکارډونو کښې پکار دي چې د تنظيم سره د هغوی تړون هم شامل وي کوم کښې چې د هغوی په اړه شرايط، تنخوا او نورې ګټې څرګندې شويې وي.

د مدیره کومېټې ريکارډونه د دې پخلی کولو له پاره ډېر مهم وي چې ستاسو تنظيم د قانون (ايکټ) او د خپلو قوانينو لاندې خپل ټول مسؤليتونه بشپړه کوي. د کارکوونکو په اړه کره ريکارډونه د دې پخلی کولو له پاره مهم وي چې ستاسو تنظيم د نورو قوانينو لاندې کارکوونکو ته مراعات وړاندې کوي. د کارکوونکو په اړه کره ريکارډونه د دې پخلی کولو له پاره هم مهم وي چې هر يو چې د تنظيم له پاره کار کوي، که په تنخوا باندې او که په وړيا توګه باندې وي، د خپلو دندو په اړه څرګند معلومات لري.

د بيپاريانو (مشتریانو) ريکارډونه

د بيپاريانو (کلاينټس) په اړه معلومات تنظيم ته د خپلو هغو مرستو چې وړاندې کوي يې د جاج اخيستنې او پلان کوونې په اړه ملاتړ ورکوي. که ستاسو تنظيم بسپنې اخلي، نو د بسپنې ورکوونکی هييت په عمومي توګه باندې به د بيپاريانو (کلاينټس) په اړه داسې معلومات غواړي چې د دغو مرستو څارنې او جاج اخيستنې کښې به ورسره مرسته وکړي.

ستاسو تنظيم له به دا ټاکل وي چې ورله کوم هغه معلومات راغونډول دي چې د هغو د راغونډولو، ساتلو او کارولو په اړه خپلې اړتياوې او ښې کړنلارې بشپړه کړي. د هغو مرستو پورې اړه لرلو سره چې ستاسو تنظيم يې وړاندې کوي کېدای شي چې يوازې بنسټي شمېرنې (اعداد) راغونډولو ته اړتيا ولري لکه جنسيت يا توکمي پس منظر. نور تنظيمونه کېدای شي چې نور تفصيلاتو ته اړتيا ولري لکه نوم او ځايليک (پته) او دغه ډول لا هم نور تنظيمونه کېدی شي چې نور معلومات وغواړي.

نور معلومات: