العمل مع المتطوعين
|
مما لا شك فيه أنه لن توجد معظم المجموعات المجتمعية وحدها دون سواعد المتطوعين، فكثيرًا ما يقوم العمل اليومي لأي مؤسسة أو أي نشاط لجمع التبرعات، كلياً أو جزئياً، على جهودهم، فلا يتقاضون أجراً من المؤسسات غير الربحية بما فيها أعضاء اللجان الإدارية مقابل قيامهم بالأدوار المنوطة بهم.
فلا شك أن البحث عن أفضل المتطوعين للمؤسسة ودعمهم يأتي في مصلحة كل من المؤسسة والمتطوعين.
وقبل أن تبدأ المؤسسة عملها مع المتطوعين، يستلزم تحديد ما يلي:
- الوظائف المناسبة
- القائمين على مساعدة المتطوعين أثناء العمل
- الموارد المطلوبة كالمكتب أو الهاتف أو الكمبيوتر
علاوة على ذلك، يتعين على المؤسسة مراعاة ما إذا كان بمقدورها دفع بدلات للمتطوعين مقابل نفقات الانتقال، وتوفير تأمين لهم ضد الاصابة و/أو تأمين ضد المسؤولية العامة.
يتقدم بعض المتطوعين مباشرةً إلى المؤسسة لأنهم على دراية بنشاطها ومعنيين بالأمر. كما يمكنكم الإعلان عن احتياجكم لشخص ما يتمتع بمهارات خاصة، وينشر هذا الإعلان مجاناً في بعض القنوات كالصحيفة التي تصدرها مؤسستكم أو أي مجموعة أخرى أو عبر الإنترنت.
اختيار المتطوعين
من الضروري أن يتمتع المتطوعون بالكفاءة للاضطلاع بمهام المؤسسة وما يقومون به من أعمال. فأهمية ذلك بالنسبة للمؤسسة تكمن في مشاركة المتطوعين في العمل - مع الموظفين الذين يتقاضون أجورًا - في تقديم خدمات إلى عملائكم و/أو المجتمع. وذلك هام بالنسبة للمتطوع أيضاً، لأنه يمكنه ترك العمل فوراً في حالة عدم استخدام مهاراته أو إضافة شيئ جديد إلى خبراته.
لضمان أن مقدم الطلب قد فهم كافة توقعاتكم، يفضل تقديم معلومات حول المؤسسة والأدوار المنوط بها وأي مؤهلات ضرورية وما يمكنكم تقديمه، علماً بأن العديد من المؤسسات تعمل جاهدة لتحديد المهام الوظيفية لضمان وضوح الهدف والدور الذي يجب لأن ينهض به الموظف.
للتأكد من اختيار مؤسستكم لمقدمي الطلبات المناسبين، يمكنكم وضع استمارة طلب تحتوي على أسئلة عن عن الخبرات السابقة وأي معلومات ذات صلة. ويمكنكم الاستفسار من مقدم الطلب عن البيانات الشخصية و/أو جهات العمل السابقة التي يمكنكم الاتصال بها للتأكد من هذه البيانات.
وبعد تعبئة استمارة الطلب، يمكنكم اختيار بعض مقدمي الطلب لإجراء مقابلة شخصية معهم حيث يتسنى مناقشة المعلومات بالتفصيل. وقبل قبول مقدم الطلب على أنه متطوع، من الأفضل الرجوع إلى جهاته المرجعية. وفي حالة اتخاذ قرار بعدم أهلية أي شخص، ينبغي توجيه الشكر إليه على تقديم الطلب وإبلاغه بسبب الرفض.
هناك بعض المتطلبات المفصلة في قواعد وقوانين الجمعيات المسجلة ينبغي مراعاتها عند انتقاء أو ترشيح أعضاء اللجنة الإدارية.
تدريب المتطوعين
قبل أن يبدأ المتطوعون القيام بأدوارهم، يرجى التأكد من شعورهم بالترحيب والعمل على مساعدتهم لفهم المنظومة بأكملها من خلال اجتماع يمكن أن يطلق عليه اسم الجلسة التوجيهية، ويمكن أن تشمل تقديم المتطوع إلى فريق آخر، وتعريفهم بفريق العمل الذي سيشاركهم العمل وبأماكنهم، وإعطائهم مزيداً من المعلومات حول المؤسسة والأدوار المنوطة بهم.
خلال الأسابيع الأولى أو نحو ذلك بعد بدء المتطوع الجديد العمل، يمكن أن يساعده عضو أو اثنين من الفريق في تطوير المهارات المطلوبة في القيام بالعمل. بناءً على هذه الأدوار، يحتاج المتطوعون الجدد للعمل عن كثب مع أحد أعضاء فريق العمل حتى يكونوا على ثقة بما يقومون به من أعمال. كما أن وجود سياسات وإجراءات مكتوبة سيكون ذا أثر إيجابي، لا سيما لدى قيام المتطوعين بمهامهم بمفردهم.
دعم المتطوعين
عندما يتقبل المتطوع العمل ويرتاح إليه، يمكنكم تقديم الدعم إليه ببعض الوسائل التي تعبر عن تقديركم لجهوده المبذولة، فالبحث عن متطوعين متميزين قد يستغرق وقتاً طويلاً، لذا فإنكم بحاجة إلى تشجيعهم دومًا على الاستمرار.
كما يجدر بكم – إن أمكن - تضمينهم في اجتماعات فريق العمل، ودعوتهم لتقديم مقترحاتهم عند وضع خطط المشاريع التي يشاركون فيها والاستماع إلى تعليقاتهم، إلى جانب إتاحة مزيد من الفرص للمتطوعين لتعلم مهارات جديدة من خلال التدريب أو تكليفهم بمهام أخرى أكثر تشويقاً ومليئة بالتحدي.
تعبر العديد من المؤسسات عن تقديرها لجهود المتطوعين بمكافأتهم بطرق أخرى. وذلك قد يكون شيئًا بسيطًا كتقديم الشكر لهم على جهودهم أو دعوتهم لتناول القهوة أو تقديم خطاب أو شهادة تقدير لهم.
في حالة رغبة المتطوع في الالتحاق بعمل آخر مدفوع الأجر، يمكنكم دعمه بإعطائه شهادة محررة أو الموافقة على أن تكونوا مرجعاً له.
مزيد من المعلومات:
- موقع كوينزلاند الإلكتروني للعمل التطوعي مع معلومات حول العمل مع المتطوعين
- معلومات وروابط إدارة الدعم المتاحة على شبكة الإنترنت حول المتطوعين (يتطلب التسجيل)