الاحتفاظ بالسجلات

Posted by: Stephen Hutchison
Queensland Council of Social Service

يتعين عليكم كجمعية مسجلة الاحتفاظ بسجلات معينة للوفاء بالالتزامات التي يقتضيها قانون تسجيل الجمعيات. كما يتوجب عليكم الاحتفاظ بجميع السجلات المطلوبة بموجب التشريعات الأخرى ذات الصلة و/أو الاتفاقيات المبرمة مع جهات التمويل في حالة تلقي منح منها.

وستكون تلك السجلات ضرورية كي تستطيعون الوفاء بمتطلبات التقرير المطلوبة أمام المنظمة وجهات التمويل والعملاء والحكومة والمجتمع. فضلاً عن ذلك، قد يكون هناك سجلات أخرى تحتاجون إلى الاحتفاظ بها لأغراضكم الخاصة لضمان إدارة المنظمة كما ينبغي.

ولضمان الاحتفاظ بالسجلات بالطريقة المناسبة، يتعين عليكم فهم ما يلي:

  • نوعية المعلومات المطلوبة
  • من هو المسؤول عن جمع المعلومات
  • الإجراءات المتبعة في جمع المعلومات
  • مكان الاحتفاظ بالسجلات
  • مدة الاحتفاظ بها
  • كيفية استخدامها

وعلى المنظمة التأكد من جمع كافة المعلومات الشخصية والاحتفاظ بها واستخدامها بطريقة تفي بمتطلبات قانون الخصوصية. مما يعني جمع المعلومات الهامة فقط والاحتفاظ بها بطريقة سرية وعدم تقديمها إلى أي شخص ما لم يكن بحاجة إلى الاطلاع عليها.

السجلات المالية ومحاضر الاجتماعات والسجلات

قد تتضمن السجلات المالية مجموعة من المواد بما في ذلك الفواتير والإيصالات ومستندات العمل التي تفسر التقارير المالية. ويطلب من كافة الجمعيات الاحتفاظ بدفتر مبالغ نقدية يبين المبالغ المدفوعة والمستلمة ودفتر إيصالات وكشوف حساب مصرفية ودفتر المصروفات النقدية وسجل للأصول. وبناءً على حجم الجمعية، فقد تحتاج إلى دفتر أستاذ ودفتر يومية طبقًا لما يقتضيه القانون.

وتضطلع اللجنة الإدارية بمسؤولية ضمان الاحتفاظ بالسجلات المالية بالطريقة المناسبة. ويشترط أن تكون كافة السجلات المالية مكتملة ودقيقة ومكتوبة باللغة الإنجليزية. ويتعين عليكم كذلك إعداد نظام للإدارة المالية يتماشى مع متطلبات منظمتكم أو أي متطلبات يقتضيها القانون أو قواعد العمل الخاصة بكم فضلاً عن تميزه بالوضوح التام مما يساعد على سهولة فهمكم له أو سهولة فهمه لأي شخص آخر موكل بذلك مثل المدقق المالي.

كما يتعين على الجمعية الاحتفاظ بكافة السجلات المالية المطلوبة بموجب قوانين الولاية أو القوانين الفيدرالية ذات الصلة. وبناءً على طبيعة المنظمة، فقد يشمل ذلك السجلات ذات الصلة بضريبة الدخل وضريبة أرباح رأس المال وضريبة المزايا الإضافية بالإضافة إلى ضريبة السلع والخدمات.

يتعين عليكم كجمعية مسجلة الاحتفاظ بسجلات كتابية ومحاضر اجتماعات اللجنة والاجتماعات العامة في دفتر أو حافظة خاصة. وقد يطلب مكتب التجارة العادلة الاطلاع على نسخ من السجلات . وفي حالة عدم صياغتها باللغة الإنجليزية، يتعين على الجمعية ترجمتها ترجمة معتمدة.

كما تلتزم اللجنة الإدارية بالاحتفاظ بسجل عن جميع أعضاء الجمعية. ويجب أن يشتمل هذا السجل أو القائمة على اسم العضو وعنوانه وتاريخ سريان العضوية وتاريخ انتهائها وغيرها من التفاصيل الموضحة بالقواعد النموذجية أو التي تحددها الجمعية.

ويجب عليكم الرجوع إلى القوانين ذات الصلة لتحديد ما إذا كانت هنالك حاجة للاحتفاظ بالسجلات في مكان معين ومدة الاحتفاظ بها وكيفية استخدامها.

السجلات الخاصة بالموظفين واللجنة الإدارية والمتطوعين

تحتاج كافة المنظمات إلى الاحتفاظ بسجلات خاصة بموظفيها ولجنتها الإدارية والمتطوعين الذين يعملون معها. وتشتمل تلك المعلومات على الدور الذي يلعبونه والمسؤوليات التي يتولونها. علاوة على بيانات للموظفين بأجر وبغير أجر. ويجب أن تشتمل السجلات الخاصة بالعاملين بأجر على العقد الموقع مع المنظمة والذي يحدد شروط تعاقدهم والأجر وغيرها من المزايا.

وتتسم سجلات اللجنة الإدارية بالأهمية لضمان وفاء منظمتكم بالتزاماتها بموجب القانون وقواعد المنظمة. كما تتمثل أهمية سجلات الموظفين الدقيقة في تأكيدها على وفاء المنظمة بحقوق العاملين التي تقتضيها التشريعات الأخرى. علاوة على أهميتها في ضمان وضوح الدور الذي يؤديه كل فرد يعمل لدى المنظمة، سواء بأجر أو دون أجر.

سجلات العملاء

المعلومات المتوافرة حول العملاء تساعد المنظمة في تقييم الخدمات التي تقدمها وتخطيطها. ففي حالة حصول المنظمة على تمويل، ستطالب جهة التمويل غالبًا بإمدادها بالمعلومات حول العملاء مما يساعدهم على مراقبة تلك الخدمات وتقييمها.

يتعين على منظمتكم تحديد نوع المعلومات المطلوب تجميعها من أجل الوفاء بمتطلباتها بالإضافة إلى الإجراءات المناسبة التي تستخدم في جمع تلك المعلومات واستخدامها والاحتفاظ بها. وقد تحتاجون إلى جمع الإحصائيات الأساسية فقط مثل الجنس والأصل العرقي، وذلك بناءً على الخدمات التي تقدمها المنظمة. في حين قد تتطلب منظمات أخرى بعض التفاصيل مثل الاسم والعنوان بينما يتطلب البعض الآخر المزيد من المعلومات.

لمزيد من المعلومات: