البدء عقب التسجيل

اللجنة الإدارية

يكون لدى المؤسسة أعضاء إداريين مؤقتين منتخبين كرئيس للجمعية أو أمين صندوق لها، ولا يتغير ذلك إلى أن ترشح الجمعية أو تعين أعضاء إداريين جُدد. وإذا لم ترشح مؤسستكم أميناً عاماً، فستحتاج اللجنة الإدارية للتأكد من تعيين أو ترشيح الشخص المناسب خلال شهر واحد من تاريخ التسجيل بموجب القانون وقواعد الجمعية.

الختم الرسمي

يتعين على الجمعيات المسجلة أن يكون لديها ختم رسمي أو أداة ختم ودمغ خاصة تحمل عبارة "الختم الرسمي" (Common Seal) واسم المؤسسة بالكامل، والذي يعادل توقيع المؤسسة، ويستخدم عامةً في العقود الهامة بموافقة اللجنة الإدارية. يُطلب ذلك الختم من الشركات المصنعة له أو من المكتبات.

حساب مصرفي

من الممكن أن يكون لدى المؤسسة حساب مصرفي خاص بها، ولكن بعد أن تصبح مسجلة وتحتاج إلى فتح حساب خاص باسم الجمعية. ومن ثمّ تتولى اللجنة الإدارية اختيار بنك أو جمعية إنشاء أو اتحاد ائتماني، وتضاف أية أرصدة مالية حالية إلى حساب الجمعية. وقد تطلب منكم المؤسسة المالية تقديم نسخة من قواعد المؤسسة، وقد يطلبوا أيضاً الاطلاع على أصل شهادة التسجيل. وقبل اختيار المفوض بالتوقيع على الحساب المصرفي، يجب أولاً مراجعة قواعد المؤسسة الخاصة بأعضاء اللجنة الإدارية المسموح لهم بتوقيع الشيكات.

التأمين ضد المسؤولية العامة

يتعين على جمعيتكم النظر في أمر الحصول على "التأمين ضد المسؤولية العامة" من عدمه، وهذا التأمين يوفر الحماية في حالة تعرض أي شخص للإصابة أو حدوث تلف بممتلكاته بفعل ممتلكات الجمعية أو بسبب إجراءات أو أنشطة الجمعية. وإذا كانت الجمعية تحوز قطعة أرض أو تؤجرها أو تحت وصايتها، يتوجب عليها حينئذ الحصول على تأمين ضد المسؤولية العامة بموجب القانون، ويمكن للجنة الإدارية تحديد مستوى التأمين المطلوب. كما يمكن أن يطلب قانوناً من الجمعية الحصول على تأمين ضد المسؤولية العامة وتأمينات أخرى بموجب قوانين أخرى أو وفق قواعدها الخاصة بها.

قبل اتخاذ القرار بشأن تحديد مدى الحاجة إلى تأمين ضد المسؤولية العامة، قد ترغب اللجنة الإدارية في طلب الاستشارة المهنية قبل البت في القرار. وفي حالة صدور قرار عن اللجنة الإدارية بعدم الحاجة إلى تأمين ضد المسؤولية العامة، يتعين عليها إبلاغ أعضاء الجمعية بهذا القرار وأسبابه وإمكانية المخاطر التي قد تنتج عن هذا التأمين، بما في ذلك الإجراءات القانونية المحتملة.

السجلات المالية

يتعين على الجمعية عمل مجموعة من السجلات الخاصة بتسجيل كافة المعاملات المالية. فقد يكون لديك نظام إدارة مالي، ومع ذلك تحتاج للتأكد من التزامه بالقواعد النموذجية. كما يُطلب منك الاحتفاظ بدفتر الصندوق الذي يبين الكميات المدفوعة والمستلمة ودفتر الإيصالات وكشوف الحساب ودفتر المصروفات النقدية وسجل الأصول. وقد تحتاج إلى دفتر أستاذ ودفتر يومية بناءً على حجم جمعيتكم. ويتعين عليكم استكمال جميع السجلات والحسابات وتدقيقها وأن تكون باللغة الإنجليزية.

محاضر الاجتماعات

بما أنكم جمعية مسجلة، يتعين وجود سجل أو مجلد لحفظ السجلات أو المحاضر التحريرية المتعلقة بجميع اجتماعات اللجنة والاجتماعات العامة. وربما يطلب مكتب التجارة العادلة منكم أن يقوم بالاطلاع على نسخ أي مستندات أو معلومات، ويتعين على الجمعية تقديمها باللغة الإنجليزية إذا كانت بلغة أخرى.

العضوية

تلتزم اللجنة الإدارية بالاحتفاظ بسجل يشمل جميع أعضاء الجمعية، على أن يشمل هذا السجل أو القائمة اسم العضو وعنوانه وتاريخ بدء العضوية وانتهائها وغيرها من التفاصيل الموضحة بالقواعد النموذجية أو التي تحددها الجمعية.

نقل الملكية وأصول أخرى

في حالة حيازة المؤسسة لإحدى الملكيات قبل تسجيلها، يجب نقلها إلى نفس اسم جمعيتكم. ولضمان توافق ذلك مع القانون، فقد ترغب اللجنة الإدارية في استشارة محامٍ.

يجب نقل كافة أصول المؤسسة كالسيارة – بعد تسجيلها - إلى نفس اسم المؤسسة. وتكون المؤسسة "مسئولة" عن الحقوق والالتزامات الحالية كالديون والإجراءات القانونية.

الاجتماعات

يرد بقرار وقواعد الجمعية تفاصيل هامة حول سبب وكيفية وتاريخ عقد الاجتماعات، ويكون اجتماع اللجنة الإدارية وفق هذه اللوائح، وترتيب اجتماعات عامة للأعضاء. كما أنكم بحاجة إلى عقد اجتماع عام للأعضاء والمدعوين في غضون شهر أو ثلاثة بعد التسجيل. ومن الضروري عقد اجتماع عام استثنائي أو اجتماع عام سنوي خلال 18 شهرًا من تاريخ التسجيل وخلال 6 أشهر من نهاية السنة المالية للجمعية. ويعقد هذا الاجتماع العام السنوي عادةً بعد انتخاب الإداريين، ويجب تقديم البيانات المالية، حيث يتم في ذلك الاجتماع تبادل المعلومات الخاصة بأنشطة جمعيتكم الموقرة على مدار العام السابق.

الضرائب

يتعين على الجمعية الالتزام بقانون آخر. ففي ظل تشريع الضرائب، يتعين على جمعيتكم تعيين موظف عام - عادة أمين صندوق - يكون مسئولاً عن تقديم الطلبات إلى مكتب الضرائب الأسترالي. وقد ترغب الجمعية بالاتصال بمكتب الضرائب الأسترالي أو أي محاسب للتعرف على المتطلبات القانونية والمالية الإضافية.

مزيد من المعلومات:

• مكتب التجارة العادلة:
  • كيفية تسيير شؤون الجمعية
  • إجتماعات الجمعية المسجلة
  • متطلبات الجمعيات المسجلة
• روابط مكتب الضرائب الأسترالي للحصول على معلومات حول المنظمات غير الربحية
• لدى جامعة كوينزلاند للتكنولوجيا معلومات حول الاجتماعات
• معلومات إدارة الدعم المتاحة على شبكة الإنترنت حول القضايا القانونية والتأمينات (يتطلب التسجيل)